ファイルサーバーは便利なものであるが、実際に運用していると、その様相は次第に「物置場」「ゴミ箱」となっていく。ひとつの文書のさまざまなバージョンが混在していたり、同じ文書が別々のフォルダーに重複していたりするからである。これにフリーソフトのセットアップファイルや、ゲームソフト、忘年会の記念写真などが入り込み、陳腐化していく。
こうした状況を改善すべく、ジャストシステムは、ファイルサーバーの状態を可視化し、ファイルを整理することにより、ファイルサーバーの肥大化対策と情報の品質向上が行える、ファイルサーバー活用システム「GDMS(Green Document Management System)」を、2010年6月25日(金)より発売する。

「GDMS」は、ファイルサーバーに保存されているファイルの情報を可視化し、何ヶ月もアクセスされていない不要なファイルや内容が重複しているファイル、ファイル名が類似しているバージョン違いのファイルを探し出す。

不要なファイルは削除、またはバックアップ領域へ移動するなどの対応が行える。

これにより必要なファイルだけがファイルサーバーに残るため、情報管理の精度を向上させ、情報管理コストの低減をはかることができるとともに、ユーザーは必要な情報にすぐにたどり着けるようになり、情報の二次活用を促進させる。

また、親フォルダと異なるアクセス権が設定されたフォルダやファイルをチェックしたり、ファイル名に「社外秘」「機密」などの言葉が含まれるファイルを自動的に検出したりすることで、機密情報や重要文書の適正な管理を支援する。

ファイルサーバーの使用ルールを取り決めておくことは必要だが、日々の業務に忙殺されていると、そこまで神経が回らないことが多い。その結果、ファイルサーバーのゴミ箱化が進行する。

システム的にクリーニングして、すっきりしたファイルサーバーを使うことができれば、業務能率も向上し、エンタープライズサーチシステム導入の下準備にもなるだろう。
（TechinsightJapan編集部 真田裕一）