まもなくお中元のシーズンであるが、この日本独自の商習慣「お中元」「お歳暮」は、贈る派と贈らない派に二分されるようである。
贈らない派であっても、他社からいただいたものを受け取ってお礼状を出すのがルールである。

また、贈る派については、昨年と同じものを贈ったりしないようにするため、毎年の発注が大変である。
そんな会社の「総務」や「秘書」にとって強い味方になるのが、サイボウズの「お中元・お歳暮管理」システムである。

このシステムは、同社の主力製品の一つであるサイボウズデジエ8上で動作するテンプレートである。

全社の贈答品管理を「お中元／お歳暮管理表」ライブラリにまとめることで、品物やお礼状の送付漏れや重複が防げるだけでなく、過去の履歴も管理できるので、取引先からの今までの贈答品を確認したり、昨年と同じ品物を贈ってしまうなどのミスを避けることも可能となる。

主な機能として、デフォルト画面で品物やお礼状の送付状況を一覧表示され、品物やお礼状の送付が完了していない取引先をワンクリックで抽出できる。
複数年分登録できるので、過去にいただいたものや贈った品物も確認可能であり、各部署、各個人ごとの費用をグラフで表示する。

特にグラフ表示機能は便利であり、取引先のランク別に概算額を設定したり、経費節減の対象として、どこを削るかなどについて検討材料を提供してくれる。

同テンプレートは以下のサイボウズのＷｅｂサイトにて公開し、サイボウズデジエのユーザーなら誰でもダウンロードして利用することができる。
（TechinsightJapan編集部　真田裕一）