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PDFファイルを作成したあと、間違いに気づいたり、修正の必要が生じたりして、PDFファイルの直接編集を行ったことのあるユーザーは多いと思われる。 PDFファイルの文字や数字を修正するためのツールも普及しているが、基本的に文言の修正はおおもとのファイル（WordやExcelなど）に戻って行うのがルールだ。そこで今回は「書類のバージョン管理」という点に着目したPDFファイルの管理法を紹介したい。
PDF化した書類の文字や数字を直接書き換えたくなるのは、PDFの元ファイル形式がバラバラで、PDFのどのページがどの元ファイルの何ページに対応しているのかわからないからである。PDFファイルと元文書ファイルが一対一で対応するように管理されていればよいのだ。
これには、クセロの瞬簡ファイリングが便利である。
ワード、エクセル、パワーポイント、一太郎 など、いろいろなアプリケーションで作成した電子文書や、スキャナで読み込んだ画像ファイルも、みんなPDFに変換してまとめて管理できる
PDFで管理することによって全てのファイルをPDFビューアだけで閲覧／検索できたり、元のファイル形式が違っても、ページの結合や入替えなどの編集が可能だ。
『瞬簡ファイリング』ではPDFに変換した元のファイルと関連付けて管理ができるので、元のファイルを編集した結果をすぐにPDFに反映させることができる。
そして、文書はキャビネットと呼ばれる階層構造のフォルダに登録されるので、オリジナルバージョン、部長承認バージョン、社長承認バージョンといったバージョン管理も可能になる。
特に大きな組織になると、確定バージョンに至るまで何度も校正が入るのが常であり、どの時点のバージョンが部長承認なのか、そこでどこが変更されたのかなど履歴確保が必要になる。
文書管理システムを導入すれば細かいバージョン・リビジョン管理も可能になるが、おおむねシステム価格が数十万～数百万と高価である。
クセロの瞬簡ファイリングならば、安価な導入経費で文書管理が可能となり、しか小回りのきくパーソナルな仕様なので、メンテナンスの負担も少ない。
部長から文書訂正指示を受けて直した後で再稟議にかけようと思ったら、修正したファイルが2バージョン前の「課長修正バージョン」だったことが判明し、もはやどのファイルが最新バージョンなのかわからなくなることがある。PDFと元ファイルの対応関係をしっかりしておくことで、そうしたトラブルも防げるだろう。
（編集部 真田裕一）
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